Veel bedrijfseigenaren en ondernemers staan er liever niet bij stil: de gevolgen van een zware ICT-crash. Uit onderzoek van het Amerikaanse Datamation blijkt dat 43% van de bedrijven die te maken krijgen met zo’n crash zelfs failliet gaat. Een van de grootste problemen blijkt het gebrek aan back-ups dat gemaakt wordt. In dit artikel vertellen we je meer over de verschillende vormen back-ups en hoe je er vandaag nog mee aan de slag kunt.

Wat is een back-up eigenlijk?

Een back-up is eigenlijk niets meer dan een reservekopie van je data op een willekeurig moment. Zie het als een soort verzekering die je kunt afsluiten tegen technisch falen van hardware, virussen en hacking. Gaat er iets mis, dan kun je met een goede back-up je gegevens eenvoudig herstellen.

Een back-up beschermt je daarnaast ook in het geval van lekkages, overstromingen, brand of andere problemen in je kantoor.

Laten we eerst eens kijken naar verschillende vormen van back-ups:

Lokale back-up

De lokale back-up is de meest eenvoudige en bekendste vorm van back-up. Je kunt bijvoorbeeld een kopie van je belangrijke gegevens bewaren op een usb-stick. Als de harde schijf van je computer er plotseling mee ophoudt, heb je de gegevens nog achter de hand. Je vervangt je harde schijf, zet de data van de usb-stick terug en klaar ben je.

Voor bedrijven wordt het iets lastiger, omdat het vaak om meerdere gigabytes aan gegevens gaat. Er wordt nog veel gebruikgemaakt van een back-up op tape.

Usb-stick in laptop: simpele, lokale back-up.

Lokale back-ups zijn eenvoudig: kopieer je data naar een usb-stick.

Back-up op tape

Hoewel dit een behoorlijk verouderde methode is, gebruiken veel ondernemers nog steeds tapes voor hun back-ups. Niet alleen is dat ontzettend arbeidsintensief, maar tapes zijn ook niet geschikt om regelmatig data vanaf te halen.

Tapes kunnen nog wel gebruikt worden voor in je archief. Ze zijn relatief goedkoop en ze verbruiken geen energie.

Wat een betere oplossing is voor bedrijven? De NAS.

Back-up op een NAS

NAS staat voor Network Attached Storage, een externe harde schijf die je op je netwerk kunt aansluiten. Het voordeel hiervan is dat je de opslag via je bedrijfsnetwerk kunt benaderen, en dus vanuit allerlei verschillende bronnen een back-up kunt maken.

Daarnaast kunnen de harde schijven in een NAS vaak in serie geschakeld worden, of in RAID (Redundant Array of Independent Disks). Dat betekent dat alle informatie altijd op minstens 2 harde schijven wordt opgeslagen. Zo ben je dus ook nog veilig als er een harde schijf kapot gaat.

Ook kun je het maken van back-ups via een NAS automatiseren. Daar zijn verschillende programma’s voor, waarbij je zelf de frequentie van de back-ups kiest, en ook welke bestanden en mappen er wel en niet gekopieerd hoeven worden. Het nadeel is dat je best wat technische kennis moet hebben om dit zelf goed in te stellen.

Een ander nadeel van deze oplossing is de beperkte mobiliteit. Een NAS met meerdere schijven is een log ding, die je niet elke dag mee naar huis wilt slepen. Dus laat je ‘m op kantoor staan, maar als juist daar brand uitbreekt of wordt ingebroken, zit je alsnog met de gebakken peren.

Cloud back-ups

Een alternatief voor lokale back-ups zijn back-ups in de cloud. Dat heeft een aantal voordelen ten opzichte van lokale back-ups.

Je hoeft niet te investeren in hardware, bij cloud back-up betaal je meestal een vast bedrag per maand. Ook is het handig dat je reservekopie extern opgeslagen staat. Mocht er bijvoorbeeld brand uitbreken in je kantoor, dan is een cloud back-up nog gewoon bereikbaar.

Het grootste nadeel van backups in de cloud zit ‘m in de overschrijfsnelheid, daarvoor ben je namelijk afhankelijk van je internetprovider.

Lees verder: Cloud back-ups voor bedrijven: wat je moet weten.

7 tips voor betere back-ups voor het MKB

Nu je weet welke vormen back-ups er zijn, zetten we kort 7 tips voor je op een rijtje. Met deze tips weet je zeker

Tip 1: maak back-ups!

Bijna iedereen kent het belang van goede back-ups, maar het is vaak iets wat er toch bij in schiet of niet goed geregeld is. Begin daarom vandaag nog met het maken van back-ups, want je hebt er gegarandeerd héél veel spijt van als je het niet doet. Zorg ervoor dat je niet alleen de bedrijfsdata opslaat, maar ook het complete besturingssysteem en je applicaties en databases. Oftewel:

Tip 2: maak een image

Een image is een back-up van je complete ICT-infrastructuur. Denk aan de programma’s die binnen je bedrijf gebruikt worden, maar ook configuratiebestanden, patches en systeemsoftware. In combinatie met een back-up van je bedrijfsdata heb je dan een compleet beeld van je ICT-infrastructuur.

Tip 3: automatiseer je back-ups

Hoe minder je bij je back-ups afhankelijk bent van menselijk handelen, hoe veiliger je bent. Dat heeft 2 redenen: ten eerste staan menselijke fouten vaak aan de basis van problemen met back-ups. Ze worden bijvoorbeeld niet goed aangemaakt, verkeerde opgeslagen of er worden belangrijke zaken overgeschreven. Daarnaast maken mensen ook vaak fouten met de opslagmedia, waardoor bijvoorbeeld tapes en harde schijven onbruikbaar worden.

Veel fouten met back-ups ontstaan door menselijk handelen.

Door back-ups te automatiseren verklein je de kans op menselijke fouten.

Tip 4: snoei in je data

Je kunt (en hoeft) echt niet álles te back-uppen. Tijdelijke bestanden en caches uit je browsers kunnen gewoon weg. Door kritisch te kijken naar wat je echt moet opslaan en waar je eventueel wel zonder kunt, bespaar je tijd, opslagruimte en geld. De eerste keer kost dat wel wat werk, maar daar pluk je daarna de vruchten van.

Tip 5: dupliceer je data

Ik vertelde al eventjes over RAID, waarbij je dezelfde data opslaat op 2 harde schijven. Dit is een vorm van redundantie, en dat is erg belangrijk. Dat komt omdat back-ups helaas regelmatig onbruikbaar blijken als je ze nodig hebt. Door meer dan 1 kopie van je data te maken, verhoog je de kans dat je je data terug kunt halen.

Tip 6: sla je data veilig op

Sla in ieder geval 1 van die kopieën op buiten je eigen systeem en kantoor. Zo zorg je ervoor dat je data ook veilig is als je kantoor afbrandt of overstroomt. De kans dat dat gebeurt is niet groot, maar: better safe than sorry.

Bij veel bedrijven betekent dit trouwens dat er een back-up met iemand mee naar huis gaat. Zorg er dan wel voor dat de bestanden beveiligd zijn, zodat ze niet per ongeluk in de verkeerde handen kunnen vallen. Een cloud back-up is een goed alternatief voor het sjouwen met een stapel tapes of een NAS.

Tip 7: test je back-ups

De laatste tip is zeker niet de minst belangrijke. Zoals ik al zei, komt het vaak voor dat een back-up op het moment suprême toch niet in orde blijkt. Dus zelfs als je back-upsoftware zegt dat een back-up geslaagd is: testen!

Om er zeker van te zijn dat je back-ups in orde zijn, moet je de images regelmatig gebruiken om je systeem te herstellen. Daar kun je het beste een losse partitie of losse machine voor gebruiken.

Tot slot

Dat back-ups belangrijk zijn, is niks nieuws. Maar het is typisch zo’n onderwerp waar je liever niet over nadenkt en dat je makkelijk uitstelt. En van uitstel komt in dit geval vaak afstel.

Het is belangrijk dat je een oplossing kiest die bij jouw bedrijf past. Als je 1 website en een paar mappen met je administratie wilt bewaren, heb je een andere oplossing nodig dan een bedrijf met meerdere webshops, een uitgebreide ICT-infrastructuur en terabytes aan data.

Voor veel ondernemers en bedrijfseigenaren is een cloud back-up een goede oplossing. Je betaalt meestal alleen voor wat je gebruikt, en de back-up in de cloud voldoet aan een hoop eisen: het staat buiten je eigen kantoor, het is te automatiseren en de oplossingen van cloudhosters zijn meestal redundant.

Cloud back-ups voor bedrijven: wat je moet weten.